16 estratégias para conseguir eliminar as tarefas inúteis do seu dia-a-dia
Quantas vezes por dia dá consigo a visitar o email, as estatísticas do Analytics ou a ver os ganhos do Google Adsense, quando na realidade deveria estar concentrado em produzir e executar tarefas realmente importantes e que o podem ajudar a aumentar os seus rendimentos?
A procrastinação é algo que está seguramente associado a todos nós, uns mais que os outros. O adiar determinadas tarefas, ou simplesmente entupir o seu dia-a-dia com tarefas inúteis, é algo que acontece recorrentemente na vida de muitos bloggers e webmasters.
A necessidade de eliminar as tarefas inúteis do seu dia-a-dia, surge quando não temos a capacidade de analisar e verificar que estamos a cometer um erro de sistema. Verificar o email por exemplo, é uma dessas tarefas inúteis que podem levá-lo a uma produtividade extremamente baixa. Isso acontece porque é um automatismo presente na sua rotina, e você já nem se apercebe do número de vezes que está a verificar os emails que chegaram.
Mas de que forma é possível eliminar a necessidade de executar tarefas inúteis? O segredo está em executar diversas mudanças e estratégias ao mesmo tempo, diminuindo o impacto que essa necessidade tem em si. Muitas vezes fazemos coisas simplesmente porque sim, sem que haja uma grande razão plausível para as fazer repetidamente e várias vezes ao dia. Vamos analisar:
1. SAIBA O QUE É IMPORTANTE PARA SI
Se por ventura a sua lista de afazeres diários é meramente uma lista com tudo aquilo que você necessita fazer, você não distinguiu o que é urgente e prioritário, do que é secundário e menos urgente. Comece por definir quais são as suas grandes prioridades. Defina 3 ou 4 grandes objectivos para o seu dia, e tudo o resto deverá catalogar como secundário.
2. LEMBRE-SE
Muitas vezes adiamos tarefas e necessidades simplesmente porque nos esquecemos delas. Escreva num papel todas as tarefas a executar durante o seu dia, ou faça simplesmente uma tabela de produtividade em Excel, que contenha as suas tarefas prioritárias e todas aquelas que são secundárias.
3. SINGLE-TASKING
Estar ocupado com apenas uma tarefa e somente uma tarefa é extremamente importante. Quando você começa a fazer multi-tasking e a executar diversas tarefas ao mesmo tempo, você estará a convergir entre tarefas prioritárias e tarefas inúteis. Acabe com isso. Uma tarefa de cada vez!
4. IDENTIFIQUE AS SUAS PERDAS DE TEMPO
Identificar as suas grandes perdas de tempo é essencial para conseguir combatê-las. Para muitos é o email, para outros as estatísticas, para outros o adsense e as redes sociais, etc. O que todos têm em comum, é o facto de visitarem esses locais repetidamente e várias vezes ao dia. Se você souber quais são as suas tarefas inúteis ou que o fazem perder imenso tempo, mais facilmente conseguirá derrotá-las.
5. MANTENHA UM REGISTO
Durante algum tempo, mantenha um registo das tarefas que vai executando diariamente. Perca alguns minutos do seu dia a colocar no papel todas as suas movimentações, e passado 4 semanas, faça uma análise padrão ao seu comportamento e especialmente às tarefas que lhe ocupam mais tempo e lhe trazem menos benefícios.
6. MUDE OS SEUS HÁBITOS
Se por ventura a sua maior perda de tempo é o email, consciencialize-se que terá de evitar visitá-lo várias vezes ao dia e defina uma estratégia. Visitar o email 2 ou 3 vezes por dia é o suficiente para o manter ocupado alguns minutos a responder a todos os pedidos e solicitações que provavelmente recebe. Faça isso durante algumas semanas, e rapidamente irá aperceber-se que de facto era mais fácil do que imaginava.
7. COMPROMETA-SE
Se pretende mudar um hábito ou algo que faz parte da sua rotina actual, aproveite para o contar à sua esposa, namorada, mãe, pai, amigos e a qualquer outra pessoa que possa vir a servir de testemunha do seu sucesso ou insucesso. A pressão social é extremamente importante quando se pretende atingir um objectivo e falhar não é sequer uma opção.
8. MOTIVOS E MOTIVAÇÃO
Se pretende alterar algo na sua rotina diária ou eliminar algumas funções que o fazem perder imenso tempo, isso significa que você tem um objectivo. Salvar tempo poderá ser uma opção para quem quer ter tempo para o ginásio, para a família, para ler, ou simplesmente para fazer outras coisas que não poderia fazer se estivesse ocupado. Defina bem os motivos pelos quais pretende alterar a sua forma de estar e trabalhar, e prepare-se para se motivar constantemente a cumprir esses objectivos e a usufruir desses benefícios.
9. DESCONECTE-SE
Se por ventura as suas maiores perdas de tempo estão associadas a actividades online, como por exemplo o email, as redes sociais, as páginas web ou os chats de conversação, equacione desligar-se um pouco de tudo isso e desconectar-se da internet. Defina periodos do seu dia em que você está desligado e indisponível, excepto para a sua tarefa diária e para os seus objectivos.
10. HORA DE PRODUTIVIDADE
Conhecer as suas horas de maior produtividade é também algo que o poderá ajudar a tornar-se mais rentável e produtivo no seu dia-a-dia. Se por ventura você trabalha melhor de manhã, então equacione executar as suas tarefas mais demoradas e que exigem mais de si durante esse período, e guarde o resto do tempo para as tarefas secundárias e inúteis.
11. DIGA ADEUS ÀS DISTRACÇÕES
Se por ventura trabalha em casa ou num escritório, procure começar por fechar a porta. De seguida coloque os seus telemóveis em silêncio, conecte os headphones e tente abstrair-se totalmente do mundo. Dessa forma você conseguirá aumentar a sua produtividade e reduzir ao máximo as suas distracções.
Se por ventura trabalha na sala de estar ou em outro local, procure evitar a televisão, os jogos de computador e todas as outras opções mencionadas anteriormente.
12. CORTAR O MAL PELA RAÍZ
Se por ventura você for demasiado adicto às estatísticas do Google Adsense, procure cortar esse mal pela raíz. Comece por ficar vários dias sem visitar a sua conta de resultados, e quando recomeçar a visitá-la, procure adoptar um novo tipo de padrão, menos adictivo e bastante mais controlado. O processo poderá ser-lhe um pouco doloroso do ponto de vista psicológico, mas será certamente uma boa forma de você construir novos hábitos, mais equilibrados e rentáveis. No fundo no fundo, você quer é ser rentável, correcto?
13. BLOQUEIE O ACESSO
Se nenhuma das estratégias mencionadas funciona bem consigo, poderá ainda adoptar um perfil um pouco mais guerrilheiro e bloquear o seu próprio acesso a algumas páginas e ferramentas que o fazem perder imenso tempo regularmente. Duas boas ferramentas para controlar esses acessos online são o Stealth Kiwi e o LeechBlock. Experimente-os.
14. CALENDARIZAR OS VÍCIOS
Se por ventura as suas perdas de tempo estão associadas ao email, telemóvel, redes sociais, chats e coisas afins, então procure definir um horário para realizar todas essas tarefas de uma acentada. Durante 1 hora, submeta-se à tentação e execute todas aquelas tarefas que tanta vontade tem de realizar. Se calendarizar essas opções, você saberá que quando não está dentro do horário específico, você não deverá estar a executar nenhuma dessas tarefas.
15. MUDE DE LOCAL
Se por ventura trabalha como freelancer, problogger ou webmaster a tempo inteiro, e nenhuma das 14 estratégias anteriores funcionou consigo, então talvez seja melhor mudar de ares. Se trabalha em casa, procure deslocar-se com regularidade a um café ou centro comercial, e trabalhe a partir de lá. Se por ventura trabalha num outro local qualquer, procure mudar esse hábito e por vezes trabalhar em casa. Procure locais que lhe sejam aprazíveis e que acima de tudo o deixem produzir com qualidade. Juntamente com isso, procure locais que não tenham acesso à internet, se você não irá necessitar dela.
16. FOQUE-SE NOS OBJECTIVOS
Para atingir determinados objectivos, é necessário que muitas vezes o relembramos. Defina um objectivo grande diariamente e procure adaptar a sua rotina ao cumprimento desse objectivo. Aos poucos e conforme for atingindo diversos objectivos, vá analisando a sua rotina e o seu nível de produtividade. Acabe com as suas tarefas inúteis!
Na minha rotina são poucas as perdas de tempo que geralmente tenho, mas de todas as mencionadas, aquelas que seguramente me prendem com maior exagero, são o email e as redes sociais. O instant messenger deveria estar desligado mais vezes por dia também. Por vezes as conversas ocasionais e irrelevantes levam-nos a uma produtividade baixa. Nem sempre, mas com frequência.
Para si, quais são as suas maiores perdas de tempo / tarefas inúteis?
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