Para quem trabalha em casa, seja em regime de full-time ou de part-time, muitas vezes existe a sensação de que o dia não correu como esperaria, ou simplesmente não conseguiu fazer tudo aquilo que gostava de ter feito. Muitas vezes somos dominados pelas tarefas inúteis do dia-a-dia, que deverão ser minimizadas ao máximo, para potenciar o seu fluxo de trabalho e aumentar a sua produtividade.
Ainda assim, muitas vezes o Email, as reuniões ou simplesmente a Internet podem fazê-lo perder tempo precioso, mesmo que trabalhe 10 horas por dia.

Muitas vezes o dia ainda vai a meio e você sente o seu cérebro a bloquear e a tornar-se pouco produtivo ao nível de ideias. Isso acontece por variadas razões, e muitas vezes está associado ao cansaço ou simplesmente a um pequeno bloqueio em termos de criatividade. Quando isso acontece, o melhor é parar durante 5 minutos, sentar-se num outro espaço da sua casa/escritório, puxar de uma folha em branco e procurar efectuar um brainstorming de ideias apenas. Tentar escrever alguns pontos, associar ideias, criar listas, executar qualquer coisa que lhe venha à cabeça naquele momento. Isso irá ajudá-lo a aumentar o fluxo de ideias e criatividade, e retirá-lo desse bloqueio temporário.

2. BLOQUEIE AS DISTRACÇÕES E COMECE A CONCENTRAR-SE

Associado ao problema referido em cima, do bloqueio cerebral, vem um outro que são as distracções. Muitas vezes quando começamos a ficar bloqueados temos tendência a abusar mais do Email, do MSN e a procurar distracções que nos preencham durante aquele período. Para terminar com isso, procure cronometrar os seus objectivos. Defina um tempo, de 20 ou 30 minutos para ser extremamente produtivo, desligue o MSN e o Email, e procure fazer o máximo de coisas possíveis durante esse período. Quando ele terminar, faça uma pausa, lave a cara e beba água, e depois recomece de novo.
Esta técnica ajuda-o não só a concentrar-se ao máximo, como também a tornar-se bem mais produtivo e criativo. Muitas pessoas utilizam-na com o intuito de escrever, seja em livros ou outras publicações.

3. A ARTE DE SABER DIZER ‘NÃO’

Muitas vezes sou contactado por leitores, que visitam os meus diferentes projectos, e o que todos eles têm em comum, é o facto de necessitarem de ajuda. Pontualmente ajudo uma grande parte desses leitores, mas é-me totalmente impossível ajudar todos. Não há meios ou capacidade para responder a todos os pedidos, pelo que é importante saber direccionar o leitor para uma outra fonte de ajuda.
Ao nível do trabalho de Freelancing acontece precisamente a mesma coisa. Aparecem constantemente clientes novos e pedidos, e é necessário saber racionalizar e acima de tudo saber dizer que “não”. Se não tem tempo ou simplesmente está atolado com trabalho, é razoável que rejeite uma proposta de trabalho, ainda que esta seja interessante. Faça perguntas aos seus clientes, procure saber quais são os prazos propostos, os valores em causa e quanto tempo de dedicação você precisa empreender.

4. UMA REUNIÃO CONSIGO PRÓPRIO

Numa vida de freelancer, blogger ou simplesmente de trabalhador, muitas vezes as coisas não correm como seriam de esperar. Falta magia, falta motivação, e como referi no ponto nº2, as distrações começam a alimentar-se de si e a torná-lo vulnerável. É preciso portanto fazer uma pausa, mas neste caso, uma pausa consigo próprio.
Marque no seu calendário, semanalmente, uma reunião consigo próprio com a duração de 1 hora. Durante esse período procure sair do seu habitat natural de trabalho e procure um outro espaço onde possa efectuar um brainstorming de ideias. Puxe de um papel e de uma caneta, bem como de um calendário, e procure reorganizar o seu método de trabalho e todas aquelas coisas que pretende fazer e não sabe bem como…

5. FAÇA UM CORTE NOS SEUS EMAILS

Se por ventura sente que na maioria das vezes os seus emails nunca chegam a ter resposta, é porque provavelmente são grandes. Um email nunca deverá ter mais de 5 ou 6 linhas, e deverá conter toda a informação necessária para que do outro lado se processe uma resposta. Nos dias de hoje não existe tempo para ler emails de grandes dimensões, pelo que quanto mais exacto e preciso você for, maior é a probabilidade de obter de uma resposta.

6. CORTAR NAS TAREFAS

Se por ventura utiliza uma tabela de produtividade que inclua os seus afazeres diários, ou simplesmente uma listagem de tarefas para executar durante os seus próximos dias, é provável que alguns desses pontos não sejam tão necessários quanto você estima que sejam. Procure dar uma revisão nos pontos e nas tarefas que pretende fazer, e elimine todas aquelas que já não são necessárias e/ou já passaram de validade. Muitas vezes somos pressionados pela quantidade de coisas que pretendemos fazer, sendo que uma boa parte dessas coisas não são obrigatórias ou decisivas no seu dia-a-dia.

7. PROCURE CORTAR NO EMAIL

Já referi diversas vezes aqui no blog que o Email é uma das maiores distracções que existem na actualidade. Geralmente está sempre a receber emails, sejam sobre o que forem, e na grande maioria das vezes (85%) é conteúdo inútil ou que simplesmente o faz perder tempo. Procure cortar no email e concentrar-se mais naquilo que realmente tem para fazer. Desligue a caixa de email e defina apenas 3 acessos por dia em horas específicas do dia. Uma de manhã, uma à tarde e outra à noite antes de sair do escritório. Com períodos devidamente estabelecidos, torna-se bastante mais fácil conseguir responder com efectividade, ao mesmo tempo que a sua produtividade terá tendência para disparar.

8. DEIXE A SUA PRIMEIRA TAREFA EM CIMA DO TECLADO

Se é um daqueles perfeccionistas que procura cumprir rigorosamente as diferentes tarefas que o seu dia-a-dia vai tendo, saberá que o mais importante é focar-se e procurar cumpri-las mesmo. Uma das técnicas mais eficientes para começar a executar tarefas logo de manhã, é deixar em cima do teclado no dia anterior, um papel com a primeira tarefa do dia seguinte. Desta forma e assim que se sentar em frente do computador, saberá que tem uma tarefa para executar antes de qualquer outra. Isso ajuda-o a iniciar o ritmo da manhã e também a executar tarefas logo assim que se ínicia a trabalhar, o que o poderá motivar para cumprir outras mais durante o decorrer do dia.

9. CRIE HORÁRIOS RÍGIDOS

Uma das formas de manter a sua produtividade elevada e objectiva, é desenhando horários rígidos para determinadas tarefas do seu dia-a-dia. Se por ventura tem almoço e jantar no meio do seu horário de trabalho, procure definir bem a sua hora de almoço e cumpra-a religiosamente. Isso irá ajudá-lo a criar rigor, ao mesmo tempo que o obriga a ser produtivo nas horas que antecedem as paragens.
Alguma vez se questionou porque é que os trabalhadores de escritórios são tão rigorosos nas suas tarefas? Porque eles têm horários específicos para almoço, para sair do trabalho e ir buscar os filhos à escola, para jantar, etc. Isso ajuda-os a serem rigorosos e extremamente produtivos nas horas de trabalho.

Estes simples passos poderão ajudá-lo a criar mais rigor e sobretudo a salvar os seus dias de trabalho, sem que na verdade tenha feito muito por isso. Pequenos automatismos por vezes podem ser a salvação